E-KURS Rozliczanie VAT od firmowych samochodów

Należy pamiętać, iż podatnik VAT ma prawo do odliczenia całej kwoty VAT z faktur dokumentujących wydatki związane z używaniem samochodu do działalności gospodarczej, w przypadku gdy pojazd samochodowy jest m.in. wykorzystywany wyłącznie do tej działalności. Warunkiem jest, aby sposób jego wykorzystywania (a zwłaszcza określony w ustalonych przez firmę zasadach jego używania, potwierdzony prowadzoną ewidencją przebiegu) wykluczał jego użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą.

Ewidencję przebiegu pojazdu należy prowadzić od dnia rozpoczęcia wykorzystywania pojazdu samochodowego wyłącznie do działalności gospodarczej aż do dnia zakończenia wykorzystywania tego pojazdu wyłącznie do tej działalności.

Zapisy w ewidencji muszą być szczegółowe

W przypadku wadliwości prowadzonej ewidencji (np. niepełnych zapisów, luk w poszczególnych pozycjach, sprzecznych zapisów, niezgodności w zakresie stanu licznika ze stanem rzeczywistym itp.) nie jest spełniona jedna z przesłanek warunkujących uznanie pojazdu za wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej. Może to oznaczać, że przysługiwać będzie w takim przypadku jedynie prawo do ograniczonego odliczenia VAT od wszystkich wydatków ponoszonych od początku używania tego pojazdu.

W wyroku z 3 lutego 2015 r. (sygn. akt I SA/Rz 1073/14) WSA stwierdził, że z ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej do celów VAT powinna wynikać dokładna trasa przejazdu samochodem. Przy czym możliwe jest dokonanie w niej jednego wpisu przy kilku przejazdach w obrębie tej samej miejscowości, ze wskazaniem punktów pośrednich.

W sprawie, którą rozpatrywał sąd, kwestią sporną była prawidłowość wpisów w ewidencji przebiegu pojazdów. Niektóre z pojazdów podatnika w ciągu jednego dnia pokonywały bardzo krótkie odległości, np. przejazd do sklepu w celu zakupu materiałów biurowych, do urzędu, na pocztę itp. Zdaniem podatnika w takim przypadku wystarczające jest dokonanie w ewidencji tylko jednego wpisu obejmującego opis trasy oznaczonej miejscowością wyjazdu i powrotu, z łącznym celem wyjazdu oraz z pozostałymi danymi. Zarówno organ podatkowy, jak i WSA nie zgodziły się z tym stanowiskiem. Zdaniem sądu prawidłowy zapis trasy powinien w takim wypadku zawierać adresy sklepów, urzędu itp., do których udawał się pracownik danym pojazdem.

W ewidencji trzeba wskazać adres

Zdaniem sądu podatnik określając tylko miejscowość wyjazdu i przyjazdu oraz łączny cel, bez ścisłego określenia miejsca, gdzie on był realizowany, mógłby wpisać dowolną liczbę przejechanych kilometrów, maskując tym samym wykorzystywanie samochodu do celów prywatnych. Dodatkowo WSA wyjaśnił, że w pojęciu trasy w rozumieniu art. 86a ust. 7 pkt 4 lit. c ustawy o VAT mieści się także taka sytuacja faktyczna, gdy pojazd wyruszając z siedziby spółki, odwiedza wiele punktów pośrednich, dojeżdżając do miejsca docelowego, którym może być siedziba spółki.

Możliwe jest dokonanie jednego wpisu w ewidencji przebiegu pojazdu dla całej trasy z punktami pośrednimi. Niemniej jednak w rubryce dotyczącej opisu trasy (skąd – dokąd) powinien się znaleźć dokładny opis tej trasy ze wskazaniem adresów punktów pośrednich, np. poczty, sklepów czy urzędów, a w rubryce „cel wyjazdu” powinien być wskazany każdy, powiązany z tymi punktami pośrednimi, cel wyjazdu. W sytuacji gdy samochód podatnika od wyjazdu z siedziby spółki do momentu powrotu odwiedza np. kilku lub kilkunastu odbiorców, możliwe jest dokonanie jednego wpisu w ewidencji przebiegu pojazdu.

Skutki drobnych błędów w ewidencji

Przy prowadzeniu ewidencji przebiegu pojazdu może zdarzyć się, że zostaną popełnione błędy, np. źle opisana trasa, błędnie wpisana liczba przejechanych kilometrów. Powstaje więc pytanie o ich wpływ na poprawność ewidencji. W interpretacji indywidualnej z 30 września 2014 r. (nr IPPP3/443-618/14-2/ISZ) dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie wyjaśnił, że w sytuacji gdy z obiektywnych przesłanek (np. z zapisów GPS lub innego systemu raportowania tras wykonanych przez pojazdy samochodowe) wynika, że dany pojazd w tym czasie był w rzeczywistości używany wyłącznie na potrzeby działalności gospodarczej podatnika i nie ma możliwości, by osoba uprawniona wykorzystała go do innych celów – to ewentualne błędy w prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdów (które zostały wykryte w dniu ich popełnienia i zostały natychmiast poprawione) nie powodują utraty prawa do odliczenia całego VAT od wydatków na te pojazdy.

Utrata prawa do tego odliczenia może natomiast nastąpić w przypadku, gdy błędy te zostaną wykryte dopiero po pewnym czasie. Takie pomyłki w ewidencji, jak brak właściwego opisu trasy czy źle podana przez kierowcę liczba przejechanych kilometrów, nie powodują zmiany sposobu wykorzystywania samochodu. Jednak gdy błędy te zostaną wykryte po pewnym czasie, np. podczas wewnętrznej kontroli prawidłowości prowadzenia ewidencji, to nie można uznać, że spółka wyeliminowała skutecznie możliwość wykorzystania tych pojazdów również do realizacji celów niezwiązanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.